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改變說話順序,讓人願意繼續聆聽

2022 Aug 31 人際溝通

文/羅鈞鴻(小虎)

「我的主管很沒耐心,都不把我提案聽完,該怎麼辦?」​

明明你的提案內容很棒,卻偏偏總是遇到沒有耐心聆聽的主管,那肯定會讓你覺得有志難伸吧!​ 往往主管職的人在聆聽時會顯得沒有耐心,是因為他沒辦法先聽到重點,所以過程中就會比較煩躁,畢竟他的職責在於做出決策,而且還有許多的事情排著隊等他去處理呢!​

換位思考看看,如果別人跟你提案時,說話順序是這樣:​ 提出看到的問題 →​ 講原因 →​ 再提出相似或關聯的問題 →​ 再解釋原因 →​ 提出過往的做法 →​ 解釋為何失敗 → ​ 從失敗中得到什麼啟發 → ​ 提出新的思考方向 →​ 提出解決方案​

如果你當下有很多事情要忙,然而在聽到解決方案之前,你得聽對方花 3~7 分鐘的時間來鋪陳,會不會聽到一半就開始有點坐立難安呢?這就是主管沒有耐心聽太多細節的原因喔!​

要能節省表達內容的長度,並且讓主管願意聽你說話,可以參考「PR 法」的說話結構,它是由 Point(觀點、主張)和 Reason(提出這個主張的理由)所組成。​

換句話說,就是要開門見山,一開始就表明來意,並且說說這件事情對他而言有什麼幫助。​

所以,我會建議將說話的結構反過來,把重點放在前面,細節放後面,而且只挑重要的說,像是:提出解決方案 →​ 此方案的思考方向 →​ 能解決什麼問題 → ​ 用「您覺得如何呢?」請主管考慮​ ​​

例句:​ P:為了增加同仁工作的效率和方便性,建議建構數位化行政系統。​ R:這樣可以省去傳統手續耗費的時間,不僅環保,也讓同仁有更多心力投入工作。您覺得如何呢?​

這樣的說話方式,大概只需要 1~2 分鐘的時間就能把話說完,如果主管覺得可行,用補充資料的方式,將其他細節收錄到企劃書中,就可以直接開始進行了!​ 如果主管的態度是疑惑,那也代表這個提案有引起一點注意,這時候再稍微解釋一下細節,就能夠強化提案的可信度囉!​

我們在使用 PR 法的說話架構時,要注意的是,說完話之後要停頓,讓對方有時間反應,如果太急著補充解釋,又沒有打中對方需求,那就會變成你自顧自的說,卻得不到你想要的回應。相反的,如果你透過停頓,給對方主動詢問的機會,就能夠確認雙方的想法,更進一步的談下去,增加對方接受提案的機會!​

和他人溝通前,不妨先觀察看看對方適合使用什麼樣的溝通方式,當你選擇了正確的方法,對方聆聽的意願越高,配合度自然就越高啦!​

相關課程:提升溝通好感度,你該認識的四種溝通類型

延伸閱讀:邀請對方說出感受的 2 種方法

FB 圖文版:改變說話順序,讓人願意繼續聆聽

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自 2010 年起,至各大機關團體與企業授課,教學內容包含:聲音訓練、口語表達、人際溝通。希望透過聲音,陪伴你更好的成為自己。

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