改變說話順序，讓人願意繼續聆聽
2022 Aug 31 人際溝通
文／羅鈞鴻（小虎）
「我的主管很沒耐心，都不把我提案聽完，該怎麼辦？」
明明你的提案內容很棒，卻偏偏總是遇到沒有耐心聆聽的主管，那肯定會讓你覺得有志難伸吧！ 往往主管職的人在聆聽時會顯得沒有耐心，是因為他沒辦法先聽到重點，所以過程中就會比較煩躁，畢竟他的職責在於做出決策，而且還有許多的事情排著隊等他去處理呢！
換位思考看看，如果別人跟你提案時，說話順序是這樣： 提出看到的問題 → 講原因 → 再提出相似或關聯的問題 → 再解釋原因 → 提出過往的做法 → 解釋為何失敗 → 從失敗中得到什麼啟發 → 提出新的思考方向 → 提出解決方案
如果你當下有很多事情要忙，然而在聽到解決方案之前，你得聽對方花 3~7 分鐘的時間來鋪陳，會不會聽到一半就開始有點坐立難安呢？這就是主管沒有耐心聽太多細節的原因喔！
要能節省表達內容的長度，並且讓主管願意聽你說話，可以參考「PR 法」的說話結構，它是由 Point（觀點、主張）和 Reason（提出這個主張的理由）所組成。
換句話說，就是要開門見山，一開始就表明來意，並且說說這件事情對他而言有什麼幫助。
所以，我會建議將說話的結構反過來，把重點放在前面，細節放後面，而且只挑重要的說，像是：提出解決方案 → 此方案的思考方向 → 能解決什麼問題 → 用「您覺得如何呢？」請主管考慮
例句： Ｐ：為了增加同仁工作的效率和方便性，建議建構數位化行政系統。 Ｒ：這樣可以省去傳統手續耗費的時間，不僅環保，也讓同仁有更多心力投入工作。您覺得如何呢？
這樣的說話方式，大概只需要 1~2 分鐘的時間就能把話說完，如果主管覺得可行，用補充資料的方式，將其他細節收錄到企劃書中，就可以直接開始進行了！ 如果主管的態度是疑惑，那也代表這個提案有引起一點注意，這時候再稍微解釋一下細節，就能夠強化提案的可信度囉！
我們在使用 PR 法的說話架構時，要注意的是，說完話之後要停頓，讓對方有時間反應，如果太急著補充解釋，又沒有打中對方需求，那就會變成你自顧自的說，卻得不到你想要的回應。相反的，如果你透過停頓，給對方主動詢問的機會，就能夠確認雙方的想法，更進一步的談下去，增加對方接受提案的機會！
和他人溝通前，不妨先觀察看看對方適合使用什麼樣的溝通方式，當你選擇了正確的方法，對方聆聽的意願越高，配合度自然就越高啦！